Bestuursassistent / Office Manager

Direct impact maken op ons bestuursbureau in Amsterdam? VierTaal is in beweging. Met een kersverse bestuurssecretaris en de uitbreiding naar een tweehoofdig bestuur na de zomervakantie, zoeken wij een energieke collega die niet alleen de agenda’s beheert, maar ook de mouwen opstroopt om ons kantoor in Amsterdam soepel te laten draaien. Ben jij de proactieve regelaar die houdt van afwisseling tussen strategische ondersteuning en de dagelijkse 'hands-on' dynamiek?

Jouw rol

Regelen, ontzorgen en meebouwen. Als spil van het bestuursbureau ondersteun je de bestuurders en de bestuurssecretaris in de breedste zin van het woord. In deze dynamische, soms ad-hoc omgeving breng jij rust en structuur aan, zelfs terwijl werkafspraken en verantwoordelijkheden nog volop in ontwikkeling zijn. Jouw kracht ligt in de afwisseling. Het ene moment kijk je op hoog niveau mee tijdens een vergadering, het volgende moment zorg je dat de voorraden op peil zijn of dat de lunch voor de Raad van Toezicht tot in de puntjes is verzorgd.

Wat ga je doen?

• Bestuurlijke logistiek: Je beheert complexe agenda's en mailboxen. Je bereidt vergaderingen voor (Bestuur, RvT, OC/AC), stelt de agenda op en zorgt voor glasheldere notulen en actielijsten.

• Kantoormanagement (hands-on): Je bent het gezicht en de motor van het bureau. Je beheert de facilitaire zaken: van contact met de schoonmaak en ICT-support tot het bestellen van kantoorartikelen en het verzorgen van catering.

• Procesbewaking: Je bewaakt de voortgang van afspraken en deadlines. Je ziet knelpunten voordat ze ontstaan en grijpt proactief in.

• Projectmatige support: Je ondersteunt bij de organisatie van events en bijeenkomsten, beheert relatiegeschenken en helpt de adviseurs bij het up-to-date houden van het intranet.

• Relatiebeheer: Je bent het eerste aanspreekpunt voor scholen, gemeenten en partners en zorgt voor een professionele en warme ontvangst.

Vanwege dit centrale karakter ben je bij voorkeur drie tot vier dagen per week minimaal een dagdeel fysiek aanwezig. Daarnaast is er ruimte voor hybride werken.

Werken bij VierTaal

Je maakt deel uit van het bestuursbureau in Amsterdam waar disciplines zoals financiën, ICT, onderwijskwaliteit, P&O, communicatie en huisvesting zijn vertegenwoordigd. Je valt hiërarchisch onder de manager Bestuursbureau. Onze koers is helder: vanuit het VierTaal Instellingsplan (VIP) versterken we onze expertise met evidence informed werken (EIW), zetten we in op inclusief onderwijs en bouwen we duurzame samenwerkingen met onze regionale partners. Als staf zijn we ondersteunend aan de praktijk: professioneel, realistisch en met ruimte voor initiatief.

Onze kernwaarden

Bij VierTaal werken we vanuit: lef, vakkundig, samen en eigenaarschap. We durven kritisch naar onze eigen werkprocessen te kijken en bouwen op de kracht van samenwerking. We rekenen op jouw vakkundigheid om overzicht te bewaren in een veelvoud aan mailboxen en verzoeken.

Wie ben jij

• Een doener met overzicht: Een dynamische werkdag waarbij je constant moet schakelen, geeft jou energie. Stress bij een haperende koffiemachine vlak voor een vergadering? Niet bij jou. Je houdt het hoofd koel bij een constante stroom aan informatie en bewaart moeiteloos het overzicht over verschillende mailboxen en complexe agenda's.

• Digitaal vaardig: Systemen als Google Workspace en iBabs maak jij je razendsnel eigen.

• Integer en scherp: Je hebt een feilloos gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke context en weet wanneer discretie vereist is.

• Opleiding en ervaring: Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau en hebt ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol (bijvoorbeeld als secretaresse, office manager of assistant).

Jouw keuze

• Inschaling in schaal 8 (cao PO max. € 4.449,- bruto bij fulltime).

• Een parttime dienstverband van 32 uur per week.

• Een laptop in bruikleen.

• Een telefoon in bruikleen of een maandelijkse BYOD-vergoeding.

• Reiskostenvergoeding, 8% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering en een goed ABP-keuzepensioen.

• Ruimte voor professionele ontwikkeling.

• Goede werk-privébalans en grotendeels vrij tijdens de schoolvakanties.

Pak het moment

Zoek je een baan waarin je zowel organisatorisch als inhoudelijk het verschil maakt? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren! Je reactie stuur je uiterlijk 12 mei naar ons toe.

Om de vaart erin te houden, hebben we de gespreksrondes alvast gepland. Noteer deze data dus alvast in je agenda:

• 1e ronde: 18 mei tussen 09:00 en 12:00 uur.

• 2e ronde: 22 mei tussen 10:00 en 14:00 uur.

• Arbeidsvoorwaardengesprek: 26 mei om 10:00 uur.

We kijken uit naar je sollicitatie!